Blogi: Virtuaalityökin vaatii johtamista

28.10.2019

Joko uudet työnteon muodot ovat hiipineet työpaikallesi? Työskennelläänkö teillä etänä tai virtuaalisesti? Teknologian kehitys on muuttanut perinteistä ”työ tehdään työpaikalla” -ajattelumallia ja mahdollistanut uusia työnteon muotoja. Työpaikan käsitteen rinnalle on noussut työtilan käsite ja verkko on sekä viestinnän väline että yhteinen työtila. Koulutuskumppanimme Marjukka Mikola kirjoittaa blogissaan digitaalisissa ympäristöissä tapahtuvan työskentelyn johtamisesta.

Tänä päivänä on tavallista, että työyhteisön ihmiset työskentelevät fyysisesti hajautuneena eri toimipisteisiin tai työskentelevät työpisteitä vaihdellen – välillä toimistolla, välillä kotona, välillä toisessa toimipisteessä, välillä asiakkaan luona – eli siis siellä, missä kulloinkin on sopivin paikka tehdä työtä. Myös erilaisissa verkostoissa työskentely on lisääntynyt.

Uudet työnteon muodot ovat synnyttäneet myös koko joukon uusia työelämän termejä, mm. etätyö, hajautettu työ sekä virtuaalityö ja virtuaalijohtaminen. Mutta miten ihmeessä ottaa kiinni näistä moninaisista termeistä, työtiloista ja työnteon muodoista? Ja miten johtaa eri tavalla työskenteleviä työyhteisön jäseniä?

Urbaanisanakirjan mukaan perinteisesti sana virtuaalinen tarkoittaa ”kuviteltua” tai jotain sellaista, josta on luotu kuva, mutta jota ei todellisuudessa ole olemassa. Nykyisin sana on otettu kuvaamaan netissä tapahtuvaa toimintaa. Sanan alkuperäiseen merkitykseen peilaten sanan käyttö on jotenkin harhaanjohtavaa, koska kyllä verkossa tapahtuva toiminta on kuitenkin ihan totta ja todellista!

Etätyö on jo aika tuttua ja sen myös mielestäni käsittää jokseenkin helposti – siinä tehdään työtä etänä tai etäällä, jossain kiinteän toimiston ulkopuolella, vaikkapa kotona tai liikkuvassa toimistossa.

Hajautettu tai virtuaalityö tarkoittavat keskenään oikeastaan samaa asiaa eli työyhteisön jäsenet työskentelevät tietoteknisesti verkottuneena ja maantieteellisesti eri toimipisteissä, mutta saman päämäärän parissa. Virtuaalityössä joku, jotkut tai kaikki työntekijät työskentelevät eri osoitteissa, esim. osa tiimistä toimii samassa osoitteessa, osa hajallaan eri puolilla. Virtuaalityössäkin voidaan tehdä etätyötä. Virtuaalityötä tekevä tiimi kommunikoi keskenään kokonaan tai osittain tietotekniikan välityksellä ja tiimin jäsenet tapaavat toisiaan vain satunnaisesti. Virtuaalitiimissä työskennellään kuitenkin yhteisen päämäärän ja yhteisten tavoitteiden eteen.

Virtuaalityöskentelyssä on paljon hyviä puolia. Työnteko on yleensä suunnitelmallista, tehtäväkeskeistä ja tehokasta, kun ylimääräisiä keskeytyksiä ja häiriötekijöitä on kenties vähemmän. Tämä puolestaan lisää aikaansaamisen tunnetta ja ehkäpä työtyytyväisyyttä ja työmotivaatiotakin. Myös vapauden tunne ja oman työn kontrolloinnin mahdollisuus lisäävät itsenäisyyttä ja vastuunottoa. Myös työmatkoista johtuvat kuormitustekijät voivat jäädä pois ja työn ja muun elämän yhteensovittaminen helpottuu.

On virtuaalityön tekemisessä myös omat haasteensa. Aidon yhteistyön ja yhteenkuuluvuuden tunteen synnyttäminen on yksi tunnetuimpia haasteita. Myös tavoitteiden tärkeysjärjestys voi hämärtyä, jos kommunikointi ei ole riittävää tai riittävän selkeää. Toimivan vuorovaikutuksen ja hyvän yhteistyön rakentaminen vaatii suunnitelmallisuutta ja työtä, kun työyhteisössä ei ole yhteisiä, sovittuja tai spontaaneja ”kahvipöytäkeskusteluja” ja kohtaamisia. Työyhteisön puuttuminen voi vähentää myös sosiaalista tukea ja arvostuksen tunnetta. Eli yhteenkuuluvuuden tunnetta ja yhteistyötä täytyy rakentaa tietoisesti verkon välityksellä.

Hyvällä johtamisella voidaan vastata näihin haasteisiin. Virtuaalijohtaminen on ihmisten työnteon johtamista verkossa. Pahin peikko virtuaalityön johtamisessa lienee ”poissa silmistä, poissa mielestä” -asenne. Vaikka työntekijät toimivat hajallaan eri puolilla, ei heitä saa jättää oman onnensa nojaan ja tuudittautua itsestään ohjautuvaan organisaatioon.

Mutta miten ihmisiä pitäisi johtaa verkossa, jotta työntekijöiden motivaatio säilyy hyvänä ja jotta he tuntisivat tekevänsä merkityksellistä työtä? Miten varmistaa, että kaikki tietävät toiminnan tavoitteet? Miten johtaa yhteistyötä ja luovuutta?

Virtuaalijohtaminen on pitkälti samoja lainalaisuuksia ja samaa tekemistä kuin perinteinenkin johtaminen, mutta joihinkin elementteihin on hyvä kiinnittää erityistä huomiota. Lähtökohtaisesti virtuaalitiimin johtaminen edellyttää viestintäteknologian ja työkalujen hyvää osaamista ja sen hyödyntämistä. Perinteisen johtamisen lisäksi on opeteltava verkossa toimivat pelisäännöt ja tultava sinuiksi verkkotyöskentelyä tukevien työkalujen kanssa. Yhteisille kohtaamisille verkossa pitää luoda sovitut toimintatavat ja pelisäännöt ja pitää niistä kiinni. Yhteiset palaverit, ideoinnit ja kahvipöytäkeskustelutkin on mahdollista järjestää verkon yli.

Verkossa johtaminen vaatii samalla tavalla suunnan ja tavoitteiden näyttämistä, tukea, valmentamista ja ohjaamista, sekä seurantaa ja kehittämistä kuin perinteinen face-to-face -johtaminen. Näille toiminnoille on vain luotava yhteiset käytännöt verkossa. Virtuaalijohtaminen on ihmisten välisten suhteiden kehittämistä ja verkossa johtaminen edellyttää ehkä entistäkin enemmän avarakatseisuutta, läsnäoloa, keskusteluja, osallistamista sekä palautteen antoa ja vastaanottoa, jotta virtuaaliseen työyhteisöön voidaan rakentaa avointa ja arvostavaa ilmapiiriä sekä aitoa luottamusta.

Toimivassa virtuaalitiimissä kukoistavat keskeiset hyvän työyhteisön elementit: luottamus, arvostus, avoimuus, yhteisöllisyys, jatkuva dialogi ja yhteiset pelisäännöt.

Tähän blogikirjoitukseen sain inspiraatiota mm. seuraavista julkaisuista:

  • Johda verkossa. Virtuaalijohtamisen monet ulottuvuudet. Iris Humala.
  • Etäjohtaminen. Tulosta joustavalla työllä. Ulla Vilkman.
  • Etänä - Toimistoa ei tarvita. Fried & Heinemeier Hansson.

Marjukka Mikola, valmentaja, Lionleap Coaching Oy